Om een indruk te krijgen van de mogelijke knelpunten waar VerbeterVonk uw organisatie bij kan helpen, staan hieronder twee voorbeelden van recente projecten uitgewerkt.
Het eerste voorbeeld gaat in op de uitdaging om de doorlooptijd van een proces te verkorten:
Doorlooptijdverkorting
Binnen een klantorganisatie die werkzaam is in een logistieke keten, worden pakketten gecontroleerd. Tijdens deze controle wordt op een aantal aspecten gecheckt en bij het vermoeden van afwijkingen wordt het pakket in beslag genomen en aan een diepgaandere controle onderworpen. In de dagelijkse praktijk bleek het proces van inbeslagname een blackbox: klanten klaagden over de lange wachttijden en bij navraag wist niemand precies waar het pakket zich bevond. De oplossing was voorhanden: het invoeren van een track&trace-systeem waarbij elk pakket gevolgd kon worden.
Tijdens het verbetertraject is het totale proces in kaart gebracht met de betrokken medewerkers. De procesprestaties zijn gemeten (gemiddelde doorlooptijd per pakket bedroeg 80 dagen) en de belangrijkste invloedsfactoren zijn bepaald. Er bleken veel overdrachtsmomenten te zijn, tussentijdse opslagpunten en dubbelwerk in de administratie en vastleggingen. Door het gezamenlijk herinrichten van het proces werd de doorlooptijd voor de klant teruggebracht tot gemiddeld één dag en werd de bewerkingstijd (en daarmee dus de benodigde capaciteit) verkort met 25%. En nog belangrijker: de medewerkers ervaarden meer zingeving en voelden zich meer verantwoordelijk voor het eindresultaat. En het beoogde track&trace-systeem? Dat bleek geheel onnodig!
Onderstaand een voorbeeld van een project gericht op levertijd en -betrouwbaarheid :
Kwaliteit in de keten
Vaak is een proces een lange keten, waarbij de kwaliteit van het eindresultaat afhankelijk is van de prestaties van elke schakel in die keten. Zo ook bij drie klantorganisaties die gezamenlijk verantwoordelijk zijn voor het behalen van een Service Level Agreement (SLA) met marktpartijen: de werkzaamheden in de keten moeten binnen 36 uur zijn afgerond. Dit was al jaren een probleem (ruim 50% buiten SLA) waarbij de drie ketenpartners voortdurend naar elkaar wezen als er over knelpunten werd gesproken.
De sleutel tot succes bleek hier het starten van een gezamenlijk verbetertraject , gericht op het nakomen van de levertijden uit de SLA en het vergroten van de voorspelbaarheid van levering. Het gehele proces is in kaart gebracht en de drie partijen hebben bij elkaar op de werkvloer de dagelijkse werkzaamheden bekeken. Er is onderling data uitgewisseld over procesprestaties en gezamenlijk zijn de belangrijkste knelpunten in beeld gebracht. Uiteindelijk bleek de essentiële verbeteractie een hele simpele: dagelijks op een vast moment met elkaar de planning doornemen en afspraken maken over ieders inzet van capaciteit. Hierdoor kwam er grip op het proces, was er aandacht voor het snel oplossen van praktische problemen en werd er geredeneerd vanuit het gezamenlijk belang. Met als gevolg een sterk verbeterde prestatie en met name een veel voorspelbaarder proces. Inmiddels wordt er gewerkt met een dashboard op basis waarvan er beter gestuurd kan worden. En het allerbelangrijkst: de onderlinge samenwerking en het wederzijds begrip zijn enorm verbeterd. Het gesprek over de gezamenlijke prestaties blijft daardoor constructief en gericht op voortdurend verbeteren.